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【コロナ下における新しい働き方への取り組み】 業務のDXを推進、在宅勤務・時差通勤・越境リモートワーク等を導入  〜アフターコロナを見据えて従業員約200名がハイブリッドな働き方を実践〜

2021年9月2日 ラクーンホールディングス

中小企業における企業間取引の効率化を推進する株式会社ラクーンホールディングス(本社:東京都中央区、代表取締役社長:小方 功)は、新型コロナウイルスの影響下で実施した感染症対策や業務のデジタル化、社内コミュニケーションの活性化など、新たな働き方施策をまとめました。

■概要
✓対策本部の設置、感染防止グッズの整備、感染防止マニュアルの整備など感染防止対策を強化
✓電子契約、クラウド請求書など社内業務のデジタル化やハイブリッド型バーチャル株主総会を開催
✓社員のコンディション把握、社内コミュニケーション活性化施策を開始


■主なトピックス

(1) 感染症対策
新型コロナウイルス対策本部の設置、感染防止グッズの整備、感染症防止マニュアルの整備
(2) 働き方改革/勤務形態を多様化
在宅勤務・時差通勤の実施、フレックスタイム制度の全社導入、越境リモートワークの実施、社内環境の充実、在宅勤務環境補助制度の新設
(3) 社内業務のデジタル対応
テレワークでも業務に支障がでないよう、新たなツールを導入し環境整備を実施。電子契約サービス「CLOUDSIGN」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」、日程調整ツール「Time Rex」、マインドマッピングツール「Miro」などの導入
(4) 社内コミュニケーションの活性化
「必然的」コミュニケーションと「偶発的」コミュニケーションのための工夫
(5) その他 社内制度の新設・拡大
社員のコンディションを把握するためのアンケート制度「パルスサーベイ」を毎月実施、コロナワクチン休暇、期間限定の夏季休暇を廃止し「いつでも長期休暇制度」を導入
(6) ハイブリッド型バーチャル株主総会
「リアル会場」と「バーチャル参加型会場」、「バーチャル出席型会場」3つの会場を組み合わせたハイブリッド型での株主総会を実施
(7) 今後の方針

■詳細

(1)感染症対策


・新型コロナウイルス対策本部の設置

2020年1月末から、ラクーンホールディングス役員、グループ会社社長、社長室長、人事総務部長などで構成した対策本部を設置し、状況に応じた判断・対応ができる体制を構築。

・感染防止グッズの配布、設置

2020年2月、マスク供給不足の状況下で、マスクの手持ちが少なくなった社員に対して優先的に配布。現在も緊急時用のマスクを備蓄している。オフィス内には、加湿器、消毒液、非接触型検温器サーモマネージャー、来客用マスク、消毒液、使い捨て手袋などの感染防止グッズを配置。

・オフィスの抗菌対策

各フロアのメインドア、トイレのドア、エレベーターのボタンなどにウイルスや細菌を低減させる軟質フィルムを貼付・会議室やデスクに飛沫防止用のアクリル板を設置。

・社内の感染予防対策マニュアル作成

手洗いうがいの方法、咳エチケット、マスク着脱時の注意などをマニュアル化し、感染者が出た場合の報告手順を統一。

(2) 働き方改革/勤務形態の多様化 ・在宅勤務および時差勤務の推進

2020年1月27日より、春節の訪日客増加のタイミングに合わせた感染症対策として、全社的な在宅勤務および時差通勤を開始。国内の従業員においては、自宅、実家、あるいはそれに準ずる場所からのテレワークが可能となった。

▲2020年2月の社内の様子


・フレックスタイム制度の全社導入

新型コロナウイルスの影響で在宅・時差出勤など様々な働き方が出てきたことから、それまで社内の上位資格者、開発・デザイン部門と子育て中の従業員が利用可能だったフレックスタイム制度を全社に適用。

・在宅勤務環境補助制度を新設

全社的な在宅勤務の実施に伴い、生産性向上を目的として必要なものを購入できる制度「在宅勤務環境補助制度」を2020年4月に新設。全従業員を対象に、モニターやデスク、椅子の購入など在宅での仕事環境を整えるために必要な物品を購入した際に、一人当たり上限1万5千円まで会社から補助が出る。

・在宅勤務手当の支給

光熱費等の補助として月額3000円が支給される。

※参考(当社ブログ):新型コロナウイルス感染症に対する取り組み
https://blog.raccoon.ne.jp/archives/4548

・コロナ下でより良い働き方を実現するために社員アンケート実施

新規感染者数の増減に関する報道が続き、コロナ対応について継続的に検討するなかで、2020年6月に、出社に対する社員の声を聞くための任意アンケートを実施。勤務体制の方針決定に役立てた。


・越境リモートワークの実施

外国籍従業員のメンタルヘルスなどを考慮し、VPNに接続可能であること、家族の受け入れ態勢があることを一定の条件として、2020年11月より「越境リモートワーク」を認める試みも開始。韓国や台湾などで数名が「越境リモートワーク」を実施した。

※参考(当社ブログ):越境リモートワークの詳細
https://blog.raccoon.ne.jp/archives/4784

・社内環境の充実

– ウェブ会議用のマイクスピーカー&ウェブカメラセットを追加
-VPN接続に使用するネットワーク機器の更新
-フリーアドレスへの移行
-個室型防音ブースkoloの設置


・フルリモート化した業務

-社内会議(全体会議やチームごとの会議全般)
-経営会議
-商談
-外部向けセミナーはウェビナーにて開催
-各種研修(新卒研修、中途研修)
-採用活動
-部門長合宿
-内部監査(監査法人側のツール導入による)

現在は、個人の価値観や働きやすさなどを尊重し、出社とテレワークを組み合わせて勤務できる体制となっている。なお、社会全体の感染拡大状況に合わせて「原則在宅勤務」「テレワーク推奨」などの全社的な判断は適宜行っている。

 ※参考(当社HP):働きやすい労働環境の整備についてhttps://www.raccoon.ne.jp/company/csr/labor_environment.html

(3) 社内業務のデジタル対応

これまでもSlackやガルーンといったデジタルツールを活用してきたが、テレワーク体制を強化した場合も業務に支障が出ないよう、コロナ下で各業務のデジタルツールを導入、環境整備を行い、働き方の変化に対応している。以下、導入したツールの一例を紹介。

 ▼全社での導入

・各種電話対応をデジタル化:電話システムツール「Dialpad」
営業活動や受電対応などの電話業務全般がテレワークでも対応可能に。

・会議や外部とのやりとりをオンライン化:ビデオミーティングシステム「Zoom」
社内会議や研修、商談、セミナーなどオンラインで実施。全社会議もオンラインで行う。

▼部署・業務単位での導入

経理業務のデジタル化:クラウド請求書受領サービス「Bill One」
従来は請求書の原本を確認するために出社が必要だったが、Bill One導入後はテレワークでもクラウド上の請求書確認が可能に。また、経理宛の返信用封筒を作成し、経費精算のための領収書は出社せずに郵送で提出可能とした。

・契約締結のデジタル化:電子契約サービス「CLOUDSIGN」
オンライン上で手続きができるため契約書類押印のための出社が不要に。

・コミュニケーションの活性化:音声通話サービス「Discord」
テレワークでも質問やちょっとした会話が可能に。部署によっては常時接続とし、出社時に隣の席の人に声をかけるような気軽なコミュニケーションに活用。

・日程調整の効率化:日程調整ツール「Time Rex」
商談可能時間を設定し、相手はウェブ上で商談予約を行う。スケジュール調整の手間を削減。

・ブレスト会議のオンライン化:マインドマッピングツール「Miro」
オンライン上でのホワイトボードとしてアイデア会議に活用。ブランディングのためのパーパス策定なども実施。

・データ確認方法の効率化:データビジュアル化ツール「Power BI」
各事業の予実やKPI推移の確認に活用。場所や時間を選ばず最新のデータの確認が可能に。

(4) 社内コミュニケーションの活性化

社内コミュニケーションには「必然的コミュニケーション」と「偶発的コミュニケーション」があると考えており、業務上必要な「必然的コミュニケーション」はもちろんのこと、テレワークで減少しがちな「偶発的コミュニケーション」も活性化できるように、デジタルツールを活用して様々な施策を実施してきた。

▼コロナ下での「必然的」コミュニケーションの工夫(部署、業務単位で実施)

-1 on 1 MTGを月に1回実施。
-ブレスト会議の頻度を増やす。
-チーム単位で最近の出来事やその日の報告をする「Good & New」や「帰りの会」を実施。
-Slackやdiscordなど通話ツールを利用し、新しいメンバーでもその場で気軽に相談や確認ができるような環境づくりを実施。
-新卒向けの実習研修などは、メンターが細かくサポートできるように2~3名単位で実施。

▼コロナ下での「偶発的」コミュニケーションの工夫 ・新たに実施した取り組み

-「ラクトーク」:マラソンやプロレスなど、共通の趣味の人が集まり語り合うウェブランチ交流。
-「シャッフルランチ」:ランダムにグループ分けされた社員5~6人でのウェブランチ交流を定期的に開催。
-「Zoomパーティー」:Zoomにみんなで集まってオーガナイザー担当の社員が決めたテーマでトーク。オーガナイザーは自薦他薦問わず社内募集する。これまで開催されたテーマはオススメの映画紹介やサブカルな話、新卒のことをよく知る会、など様々。
-「今日のラクーン」:新しいメンバーの紹介や、社内でのちょっとした出来事を、社長室メンバーがSlackでのつぶやき形式で定期的に配信し、テレワークが続く状態においても社内の様子が分かるように工夫。

※参考(当社ブログ):社内コミュニケーション活性化施策の詳細
https://blog.raccoon.ne.jp/archives/4754

・リアル開催されていた社内イベントをフルリモート化

-「創造力鍛錬コンテスト」:全社員が新規事業の提案やサービスの改善案など一つのテーマについて考える機会を設けて、社員一人一人の創造力を鍛えることを目的としたオリジナルのコンテスト。今年はテレワークに対応するため個人戦で文書を提出する形式から、3人1組のチーム戦で各チームがオンラインでプレゼンする形式に。
-「新卒歓迎会」:一人一人が桜の画像を背景にして華やかな画面でお祝い。
-「ホームカミングデー」:毎年恒例のOB・OGの方々との交流会。2021年のホームカミングデーは、ラクーン出身の起業家をゲストに、Zoomで起業経緯や事業説明、近況報告が聞ける場を設け、その後Spatial chat(画面上で自分のアイコンを操作し、相手に近づくと声も近くなり会話できるという「距離感」を感じられるバーチャルビデオチャットサービス)に場所を移し、自由に交流ができる社内イベントを実施。
-「Hello Raccoon Kids!」:子供たちの夏休みの時期に親子で来社してもらい、会社のサービス紹介やプログラミング教室、ゲームなどを通してお仕事を体験してもらう「キッズカミングデー」というイベントをリアル開催していたが2021年は8月にオンラインで実施。ラクーン社員の親子が集まりPCを使ったゲームなどを楽しんだ。

(5) その他 社内制度の新設・拡大

・パルスサーベイを毎月実施
テレワーク環境が続く中、仕事の質や量、働く環境について社員がどのように感じているかアンケート調査を実施。
・コロナワクチン休暇
ワクチン接種1回につき1日、体調不良が続く場合はその翌日も休暇取得が可能な特別休暇制度を導入。
・夏季休暇を廃止し「いつでも長期休暇制度」を導入
働き方の変化に伴い、これまでの7~9月の間に好きなタイミングで5日間(内3日は会社付与の夏季休暇、内2日は有給休暇)の休暇を取ることができる「夏季休暇」の取得期間と名称を「いつでも長期休暇制度」へと変更。これにより、年間を通していつでも休暇を取得でき、時期を気にせず社員個人に合ったタイミングでの休暇取得が可能に。

(6) ハイブリッド型バーチャル株主総会

2020年、2021年の株主総会は感染予防を徹底した本社オフィスをリアル会場とし、YouTubeとZoomを使った「ハイブリッド型バーチャル株主総会」を実施した。

※参考(当社ブログ):ハイブリッド型バーチャル株主総会の詳細https://blog.raccoon.ne.jp/archives/4709

※参考(経産省資料):経済産業省が発表した「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド(別冊)実施事例集」にて、ラクーンホールディングスのハイブリッド型バーチャル株主総会が紹介
https://www.meti.go.jp/press/2020/02/20210203002/20210203002-2.pdf

(7) 今後の方針

コロナ下において様々な変化に対応していく中で、業務における対面でのやり取りは引き続き重要となる一方、「オンラインだからこそ」効率化できること、実現できることも見えてきました。
ラクーングループはアフターコロナにおいても、出社とテレワークを組み合わせた、ハイブリッドな働き方を推進し、それぞれの良さを最大限に活かせるよう、引き続き社内制度や勤務体制を整え、環境整備に努めてまいります。
また、今後のオフィスの在り方として、オフィスリニューアルに伴うフリーアドレス制の導入を進め、ワーキングスペースの有効化や部署間コミュニケーションの活性化を図っていきます。

■参照
株式会社ラクーンホールディングス https://www.raccoon.ne.jp
ラクーンホールディングスは「企業活動を効率化し便利にする」を経営理念に、グループ全体で企業間取引に特化した事業を展開しています。EC事業とフィナンシャル事業を柱とし、EC事業では国内版の卸・仕入れサイト「スーパーデリバリー」、越境EC版「SD export」、フィナンシャル事業としては企業間後払い決済「Paid」、売掛保証サービス「URIHO」「T&G売掛保証」、そして居住用/事業用家賃保証を展開しています。

代表者:代表取締役社長 小方 功
所在地:東京都中央区日本橋蛎殻町1丁目14番14号
設立:1995年9月
資本金:1,852,237千円(2021年1月31日現在)
株式:東京証券取引所市場第一部上場  証券コード3031
URL:https://www.raccoon.ne.jp

<本件に関するお問合せ先>
広報 大久保・矢次
MAIL:pr@raccoon.ne.jp

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